أساسيات المنظمة

 انضم الينا على الفايسبوك


أساسيات  المنظمة

مقدمة

لا تستطيع المجتمعات الحديثة أن تواكب التطور اعتمادا على قدرات فردية أو بطولات أحادية لان حجم التنوع والتباين في الحاجات الإنسانية لأفراد المجتمع كبير بحيث لا يمكن تغطيته إلا من خلال التنظيم ( المنظمة ) والتي تعمل على تكوين المفاهيم والاتصالات وصنع القرارات ورسم اتجاهات الرأي والتدرج الاجتماعي والتغيير والتطوير والتمحور حول (القضية= الهدف) بما يسهم في تقدم البشرية وتطورها وبناء الحضارة الإنسانية. 

ونحاول من خلال هذا البحث إلقاء الضوء على مختلف جوانب المنظمة ضمن أربعة مطالب الأول تحت عنوان مفهوم المنظمة بثلاثة فروع، ثم يليه مطلب ثاني هو أنواع المنظمات، كما أن للمنظمة مسؤوليات وأهمية وهذا ما سنتناوله ضمن مطلبنا الثالث، ونختم المبحث الأول بمطلب رابع يتحدث عن ما يؤثر في هذه المنظمة ويتأثر بها.

وبعد ذلك نلقي نظرة على المؤسسة بصفة مختصرة من تعريف وأهداف وأنواع، ثم ننتقل إلى التنظيم داخل المؤسسة من خطوات للتنظيم في هذه المؤسسة والوسائل التي تخدم هذه المؤسسة. 

المبحث الأول : المنظمة

المطلب 1 : مفهوم المنظمة

الفرع 1 : تعريف المنظمة

يطلق على المنظمة أو عدة تعاريف منها :

* تعريف المفكر"ليترر" : المنظمة وجود اجتماعي طور من قبل الأفراد ، لتحقيق أشياء لا يمكن تحقيقها بغير ذلك ، وهي تأخذ أفرادا متنوعين ومعرفة ، ومواد أولية ، ووضعهم في هيكل ونظام ليعبر عن وحدة متكاملة. (1)

* تعريف حركة "فتح" : المنظمة جماعة من الأفراد لديهم أهداف واحدة و أفكار مشتركة ، وتحكمهم قواعد متفق عليها ، ويقومون بعمل مشترك لتحقيق هذه الأهداف ، ويضمهم هيكل تنظيمي .(2).

* تعريف آخر للمنظمة : هي دراسة سلوك الأفراد داخل بيئة معينة، أو هي دراسة الاطار الذي يمارس فيه الأفراد نظامهم وتتركز على تحقيق هدف معين.

الفرع 2 : مكونات المنظمة

تتشكل المنظمة بحسب التعريفات المختلفة التي أوردناها من عدد من العناصر يمكن أن نحددها بالتالي : 

1- الأهداف .2- الأعضاء. 3- الهيكل التنظيمي. 

4- الاتصالات. 5- القوانين. 6- العمل. 

7- نظام مفتوح أو مغلق مع البيئة المحيطة .

أولا : الأهداف: 

وتعرف الأهداف بأنها ( نتيجة محددة يجب الوصول إليها في زمن محدد). والأهداف في المنظمة تتميز أنها :

1- المرشد لفعاليات المنظمة : بمعنى أن أي نشاط أو فعالية يجب أن يخدم الهدف و إلا حصل الهدر والضياع في الجهود والإمكانيات .

2- تحدد فعاليات التنظيم : بمعنى أن اختلاف الأهداف يؤدي لاختلاف الفعاليات . 

3- وهي مصدر الشرعية. 

4- وهي مقياس الأداء.

5- وأيضا مصدر التحفيز.

6- وهي دليل اتخاذ القرارات. 

7- ودافع ارتباط الأفراد بالمنظمة ( الانتماء).

ثانيا : الأعضاء (الأفراد) : 

إن الأفراد (الأشخاص( هم العنصر الهام في المنظمة لأنهم يمثلون الروح الحركية والإبداعية والابتكارية والأدائية فيها ، وهم حملة الدعوة والمبشرين بالفكر والمؤثرين في اتجاهات الجماهير وباختصار فهم عنصر الحركة والفعل لذا فان دورهم وأهميتهم تتأتى من التالي:

1- إن التنظيم يعمل من خلال مساهمات الأعضاء ، ونشاطات الأفراد من التفكير والخبرة والجهد والوقت والكفاءة والإتقان في تنفيذ المهمات والمسؤوليات.(3) 

(2) نفس المرجع.السابق 

(3) نفس المرجع السابق.

2- يصمم الهيكل ، وتحدد طبيعة الاتصالات ، ويقسم العمل ، وترسم المهمات لتؤدي من قبل الأعضاء

3- تحقيق الغايات للتنظيم وإدارة المؤسسة ( تخطيط وتنظيم ، وتوجيه=قيادة ، ورقابة ) تتم بالأعضاء . 

4- ممارسة السلطة والمسؤولية مهمة يقوم بها الأفراد.

5- الأفراد يضمنون استمرار المنظمة بأعمالها ، فلا بد لاستمرار المنظمة من استمرارية تواجد الأفراد فيها .

أما المنظمة فتقدم للأفراد إشباعا لحاجاتهم ( عمل / علاقات اجتماعية / انتماء / قيادة / الاعتماد على الآخرين / الاحترام / المكانة / تحقيق الذات / إرضاء الضمير).

ثالثا : الهيكل التنظيمي :

وهو ( الشكل المحدد للاتصالات بين أجزاء المنظمة ) ، ويماثل الهيكل التنظيمي للمنظمة الهيكل العظمي للإنسان ، فهو الذي يشكل بناء المنظمة ورابط مكوناته الذي من خلاله تنفذ الأعمال والمهمات ، وتحدد المسؤوليات والصلاحيات وعليه فيمكن أن نقول أن الهيكل التنظيمي ( الهرم التنظيمي=السلم التنظيمي) يحقق الأهداف التالية: 

1- توزيع الأعمال ، وتحديد المهام الأفراد والجماعات في المنظمة ( الخلايا ، الحلقات).

2- يحدد المستويات ( المراتب ) التنظيمية ، ونطاق الإشراف ( المسؤولية) وبالتالي مستويات السلطة .

3- يحدد عمليات تنسيق المهمات مع بعضها وتحقيق الترابط بينها لجعل المنظمة تعمل كوحدة واحدة .

4- يحدد قنوات الاتصال وانسياب المعلومات وحركتها. 

5- يعمل الهيكل على تقليص التأثيرات الفردية في المنظمة من خلال الضوابط والقوانين التي تحد من الاجتهادات الشخصية. 

6- يحدد الهيكل طرق ممارسة الرقابة ومستوياتها وأجهزتها. 

رابعا: الاتصالات :

إن الاتصالات هي تبادل للحقائق والأفكار والآراء والعواطف ، أو هي اشتراك بالمعنى والمفهوم (سي جي براون) هي اعتراف بإنسانية الكادر ، وضرورة أن يعبر عن ذاته وروحه بطريقته.إن الاتصالات في المنظمة إقرار بحق الفرد في التفكير وإبداء المشاعر والتساؤلات والمعاني وتقبل التوجهات والقرارات أو التوصيات بالاتجاه الآخر .

خامسا: العمل ( المهمات) :

إن عمل المنظمة أو مهماتها تمثل الأنشطة المطلوب تنفيذها والتي تبني عليها المنظمة ما يحقق الأهداف والخدمات الضرورية وإشباع حاجات الأفراد والمجتمع ، وقد تأخذ النشاطات أي من الأشكال التالية : 

- النشاطات الإدارية والمالية - النشاطات الإعلامية والتثقيفية والفنية 

- نشاطات الرأي والإبداع - النشاطات الفكرية والتعبوية 

- النشاطات الرقابية - النشاطات الاجتماعية ( مهرجانات ، معارض ، ندوات ، زيارات).

- النشاطات البيئية - النشاطات النضالية ( مواجهات ، اضرابات ، تظاهرات).

- النشاطات العسكرية - .........الخ.

سادسا : القوانين :

وهي التي تحكم المنظمات وهي عبارة عن مجموعة المبادئ والقواعد والأسس التي تمثل المنظمة و تحكم العلاقات الداخلية فيها.

سابعا: نظام مفتوح :

بمعنى تضمنه للعناصر الثلاثة الرئيسية لأي نظام وهي المدخلات والعمليات والمخرجات. فمن المدخلات عمليات الاستقطاب والتخطيط والتقارير والتفكير ، ومن العمليات عقد الجلسات وتنظيم الجهود والتدريب والعمل بروح الفريق والتثقيف ، ومن المخرجات صنع القيادات وتحقيق الأهداف وحل المشكلات والتغيير والتقييم ...الخ . 

وبذلك تكون حقيقة التنظيم الانفتاح على ثلاثة مؤثرات رئيسية هي الأعضاء أنفسهم بخلفياتهم المتنوعة ، وبيئة المنظمة ، والبيئة الخارجية من علاقات المنظمة بالمحيط . وبمقدار ما تمثل المنظمة رعاية لمصالح أو احتياجات أو أفكار الجماهير يكون تأثيرها في المحيط.(1)

الفرع 3 : سمات المنظمة

أولا: المنظمة تكوين اجتماعي: لأنها تضم أفرادا بينهم تفاعل اجتماعي يؤدي لتحقيق الأهداف 

وإشباع الحاجات / الحياتية والاجتماعية / والتقدير / وتحقيق الذات ..... ، وعبر التعاون والتنسيق وتقسيم الأعمال وتحديد المهام والمسؤوليات . 

ثانيا : التنظيم ( المنظمة ) تكوين إنساني: بمعنى أنه يختص بالكائن البشري فقط .

ثالثا: التنظيم تكوين مقصود : لأنه يبغي تحقيق أهداف مقصودة ويقام التنظيم عن وعي لا 

عشوائية وبالتالي فالتنظيم ( جماعة ) ذات أهداف منظمة.

رابعا : المنظمة كيان ضروري : لأنها تحقق العمل والإنتاج وإشباع الحاجات ( المتطلبات )

خامسا: المنظمة كيان تطويري : يساهم في الابتكار والإبداع ومواكبة التطورات العالمية 

سادسا: المنظمة أداة أو وسيلة و ليست غاية ، لذا فان العمل لتحقيق الأهداف عبر هذه الأداة 

هو المطلوب وليس لخدمة التنظيم على حساب الأهداف ، أو على حساب متطلبات القضية أو المجتمع. (1) 

المطلب 2 : أنواع المنظمات

أولا : من حيث الأداء (الأسلوب): 

أ- منظمات ثورية ب- منظمات انقلابية 

ج- منظمات رجعية د- منظمات إصلاحية 

هـ- منظمات محافظة ز- منظمات ديمقراطية 

ثانيا: من حيث الهدف : 

أ‌- منظمات اجتماعية(مجتمعية) : كالجمعيات الخيرية ، والاقتصادية ، والاقتصادية الاجتماعية مثل (النقابات) والمنظمات غير الحكومية التي تسعى لخدمة احتياجات مختلفة في المجتمع .

ب‌- منظمات سياسية : الأحزاب والتجمعات والجبهات والحركات والتكتلات ومنها مثلا : منظمة المؤتمر الإسلامي أو الأمم المتحدة أو الجامعة العربية أو شمال أمريكا أو حزب الوفد.

ت‌- منظمات اقتصادية سياسية : منظمة الأوبك ، الأوابك ، الآسيان ، منظمة التجارة العالمية.

ث‌- منظمات دينية أو ايدولوجية : تنظيمات الهندوس أو الإسلامويين أو اليمين اليهودي أو التنظيمات الشيوعية.

ج‌- منظمات صحية أو تعليمية ....الخ

ثالثا : من حيث القواعد المعتمدة : 

أ- منظمات رسميــــــة : وهي المنظمات ( التنظيمات ) التي تسودها قواعد ونظم و إجراءات مقررة ومعتمدة وعلنية .

ب- منظمات غير رسميــــة : أو اتصالات غير رسمية وهي التشكيلات والمحاور والتحالفات والاتصالات السرية التي تتشكل داخل جسد التنظيم الرسمي . 

رابعا : من حيث الشرعية :

أ- منظمات شرعية ( قانونية ) ب- منظمات غير قانونية 

خامسا : من حيث نمط القيادة : 

أ- منظمات بيروقراطية. ب- منظمات مركزية ديمقراطية. 

ج- منظمات استبدادية. د- منظمات ديمقراطية.

ه - منظمات ثيوقراطية - ......الخ.

سادسا: من حيث الامتداد الجغرافي: 

أ- منظمات محلية ( ضمن الوطن / في جزء منه).

ب- منظمات وطنية ( قطرية).

ج- منظمات إقليمية ( تضم أكثر من قطر ، أو أكثر من ناحية).

د- منظمات دولية .

سابعا: من حيث الربحية: 

أ- منظمات ربحية : أي تبتغي الربح المادي أساسا ، إضافة لأهداف أخرى ( مثل المؤسسات والشركات والأسواق والجمعيات التجارية).

ب- منظمات غير ربحية : مثل مؤسسات الدولة وهيئاتها ومثل المنظمات الشعبية والمنظمات غير الحكومية والمنظمات السياسية ....الخ (1)

المطلب 3 : أهمية المنظمة ومسؤولياتها

الفرع 1 : أهمية المنظمة

تمثل المنظمات ( التنظيمات) الحجر الأساس في المدنية الحديثة كونها تمثل عنصر التطوير والتحديث في المجتمع وبناء الحضارة.

2- المنظمات هي الوحدات التطويرية الأساسية في تقدم البشرية كونها المستخدم والموزع للمصادر والموارد والاختراعات بشكل يشبع الحاجات الإنسانية بشكل متطور .

3- التنظيمات تمثل قاعدة التغيير المجتمعي والثوري والحضاري .

4- المنظمات تمثل مراكز صنع اتجاهات الرأي واتخاذ القرارات .

5- المنظمات تمثل الوعاء الرئيسي للفعاليات الاجتماعية الأساسية مثل : التحضر ، الاتصالات ، التدرج الاجتماعي ، تكوين المفاهيم والعادات ، ممارسة السلطة ، تحقيق أهداف المجتمع. 

6- تمارس التنظيمات سلطة التأثير أو الضغط في المجتمعات. 

7- تمثل التنظيمات أداة إشباع الحجات الإنسانية الفردية والاجتماعية.

8- المنظمات هي واسطة ممارسة الأفراد لأعمالهم ، والتأثير في سلوكياتهم .

9- تمثل المنظمات قيادة المجتمع لذا فهي تتحمل مسؤوليات الرقابة والتوجيه والتعبئة والتحريض وصنع الرأي العام ورسم المستقبل أمامه.(1)

الفرع 2 : مسؤوليات المنظمة

المنظمات في المجتمع ، ومنها السياسية والثقافية والاجتماعية تمثل الخلايا الأساسية للعمل والأداء ، لذا فإن عليها تجاه البيئة والمجتمع والشعب مسؤوليات عامة تصب في اتجاهين-إضافة لمسؤولياتها الأخرى- وهي :

1- ضمان بقاء المجتمع واستمرارية وجوده.

2- تطوير المجتمع وقدراته وامكاناته لمواجهة متطلبات البقاء والدوام.

لذا فإن واجبات ومهمات المنظمات أتجاه المجتمع والبيئة تنطلق من مسؤولياتها التالية :

أولا: المسؤولية الاجتماعية : وهي المسؤولية التي تحقق التوازن بين أهداف المنظمات وأهداف المجتمع . وتتمثل المسؤولية الاجتماعية للمنظمة في جانبين هما :

*1 تأثيرات المنظمة على المجتمع :

أ-السلوك الإيجابي للمنظمة والمتمثل

- الالتزام والانضباط بقواعد وسلوكيات وعادات المجتمع .

- خلق سلوك في المنظمة داعم للسلوكيات المجتمعة الايجابية .

- تصحيح السلوكيات الخاطئة والسلبية.

- وبالتالي توجيه مسيرة المجتمع وتطويره بالاتجاه الصحيح. 

ب- السلوك السلبي للمنظمة : ويتمثل بممارستها لسلوكيات سلبية في المجتمع تدفع باتجاه دعم نشاطات وسلوكيات مجتمعية وفردية شاذة وسلبية تؤثر اجتماعيا واقتصاديا في المجتمع كالنشاطات المنحرفة والسلوكيات اللاأخلاقية ( سرقة السيارات ، 

التساهل مع مروجي المخدرات ، الإساءة المقصودة لرجال الشرطة ، بث الإشاعات ضد السلطة ، مدح العدو أو منتجاته (2)

(2) نفس المرجع السابق.

التشبه بالعدو باللبس والحديث ... الخ). 

*2 مسؤولية المنظمة في دعم مسيرة المجتمع وتتمثل في : 

- الالتزام بالقوانين والأنظمة وعدم الالتفاف عليها .

- احترام ومراعاة الأعراف والعادات والتقاليد أثناء ممارسة المنظمة لنشاطاتها.

- تطوير السلوكيات الاجتماعية الايجابية ( الحفاظ على نظافة البيئة ، عدم التدخين ، احترام الأشجار ، احترام كبار السن ، استخدام الألفاظ اللائقة ....) والحد من السلوكيات السلبية .

- دعم النشاطات الاجتماعية الصحية والتعليمية والأمنية والثقافية والاقتصادية التي تؤدي لتطوير المجتمع .

- الحفاظ على المؤسسات الاجتماعية ودعمها .

- تأمين الحاجات الاجتماعية للأفراد والمجتمع بشكل جيد وكفؤ ومتواصل .

ثانيا : المسؤوليـــة القانونيـــة: وتتحدد بالتالي : 

- التزام المنظمة عند ممارسة نشاطاتها بقوانين وأنظمة المجتمع .

- التزام المنظمات بقواعد وأنظمة الدولة وأجهزتها .

- التزام قواعد العدالة بالتعامل مع الآخرين. 

- التزامها بتشجيع منتسبيها (أعضائها) على الانضباط للقوانين والأعراف. 

- الالتزام بالقوانين والنظم الدولية والعالمية خاصة في المنظمات الدولية. 

ثالثا : المسؤوليــــة الأخلاقيــــة : 

لاسيما والأخلاق هي بوصلة السلوك العام للمنظمة والمجتمع . لذا يجب أن تكون أخلاق المنظمة منسجمة ومتوافقة مع السلوك العام للمجتمع .

- التزام المنظمة بأخلاق المجتمع .

- التزام المنظمة بأخلاق المهنة.

- تطوير الأفراد كجزء من المهمة الأخلاقية. 

- عدم التجاوز على حقوق المجتمع والأفراد لصالح المنظمة. 

- الحفاظ على حقوق الأطراف المتعاملة مع المنظمة. 

- عدم استغلال الأفراد للمنظمة في النزاعات المختلفة .

رابعا : المسؤوليــــة الذاتيــــة : 

- تقديم الخدمات التطوعية لتنمية وتطوير المجتمع . ( إزالة الأنقاض ، تقليم الأشجار، دعم حملات حماية البيئة ، الحفاظ على الآثار).

- تقديم التبرعات ، والإعانات ، والمساعدات للفئات المتضررة المستحقة في المجتمع.

- الاهتمام بمواجهة النكبات والكوارث والمآسي الإنسانية والطارئة.

- تطوير المجتمع عبر تطوير تقنياته وآلياته ( دعم إنشاء حكومة الكترونية مثلا، احترام الشارع ، نبذ المخالفين ).

- تقديم الدعم بكافة أشكاله ومنه المعنوي للمجتمع ومنظماته الأخرى وأفراده.(1)

خامسا : المسؤولية الاقتصادية: 

في المنظمات الربحية ( كالشركات والمؤسسات والمحلات التجارية ...) الخ والتي تسعى أصلا لهدف تحقيق الكسب المادي

(كان النظرة القديمة أن لا هدف لهذه المنظمات=الشركات إلا الربح) فإنها ملزمة بتحقيق المسؤولية الاقتصادية المتمثلة في 

- الحفاظ على ثروات الوطن واستخدامها بشكل راشد وعقلاني. 

- إنتاج وتقديم السلع والخدمات والمنتجات التي يحتاجها المجتمع لتأمين عيشه واستمرار بقائه بكفاءة وجودة عالمية.

- الحفاظ على البيئة وعدم الإضرار بها أو تسميمها أو إهمالها.

- الابتعاد عن الاحتكار والمغالاة بالربح ، والالتزام بالمنافسة الشريفة.

ولا تعفي هذه المسؤولية الاقتصادية للمنظمات الربحية أنها ملزمة أيضا بتحقيق المسؤوليات الأربعة المذكورة سابقا (الاجتماعية والقانونية والأخلاقية والذاتية ) بل يجب أن تتحمل مسؤوليتها وان كان هدفها الأساسي الربح والكسب المادي كما ذكرنا ، إلى جانب المنظمات والأطر الأخرى النقابية والثقافية والسياسية والاجتماعية والقانونية ...الخ.

المطلب 4 : بيئة المنظمة

إن البيئة أو المحيط تمثل المساحة أو الإطار أو المجال الحيوي الذي توجد فيه المنظمة وتعمل من خلاله ، وتعرف البيئة بأنها ( العوامل المحيطة بالتنظيم من طبيعية ومجتمعات بشرية ونظم وقوانين ومعايير اجتماعية واتصالات وعلاقات شخصية ) وفي هذا تحديد للبيئة بأنها البيئة الخارجية ويقابلها البيئة الداخلية أي بيئة العمل داخل المنظمة.

وتتكون البيئة الخارجية من : 

- العوامل الاجتماعية : درجة التقدم والقيم والعادات والتقاليد والتنظيم الاجتماعي السائد ( عشائري / مؤسسي / اسري ).

- العوامل الثقافية : الأفكار والقيم والمستوى الثقافي ( عال ، متوسط ، معدوم ، يؤمن بالخرافات ...) والنمط الثقافي السائد ( حر متنوع ، متشدد ) والمكونات الثقافية للمجتمع . 

- العوامل التعليمية : نوع نظام التعليم وأسلوبه ، ونتائج التعلم ، وحجم المتعلمين في المجتمع ، وما يوفره النظام التعليمي من علوم ومعلومات ومعارف ، ومستوى الأمية في المجتمع .

- العوامل الأخلاقية و القيمية : مثل القواعد والأعراف السائدة ، وأخلاقيات العمل ، والسلوكيات الشخصية والعامة ، ومدى الالتزام الأخلاقي والأدبي في المجتمع . 

- العوامل الاقتصادية : مثل نوع النظام السائد (اشتراكي ، رأسمالي ، إسلامي ، مركزي ...) والوضع الاقتصادي السائد ( رواج ، انكماش ، تضخم )، مدى توفر الموارد الاقتصادية ، المنافسة ، النظام المصرفي والمالي وحجم الاستثمارات ، درجة ومستوى المعيشة ، الأسعار ، الضرائب ، العملات ، البطالة ...الخ 

- العوامل السكانية : مثل حجم السكان وتوزيعاتهم وطبيعة القوى البشرية ، ومعدلات النمو السكاني ، واتجاهات الهجرة الداخلية والخارجية ، وحجم القوى العاملة وتوزيعها ، ودرجة التحضر ( ريف / بدو/حضر).

- العوامل السياسية : وتتمثل في فلسفة الحكم السائد وسياساته ونوع النظام ( حزبي ، شيوعي ، ديمقراطي ....) ودرجة تدخل الدولة في النشاط الاقتصادي ، وفي عمل المنظمات ، نوع المنظمات في النشاط الاقتصادي ، وفي عمل المنظمات ، نوع المنظمات الأخرى وتأثيراتها في المجتمع ، مدى الاستقرار السياسي ...الخ 

- العوامل القانونية : وتمثل مجمل القوانين والتشريعات ، والنظام القضائي والتشريعي ..الخ 

- العوامل التقنية : وتمثل الإطار التقني والعلمي والتطويري في البيئة وهذه من أكثر العوامل تغيرا في البيئة. 

- الحكومة والمنظمات المنافسة والمنظمات الأخرى في المجتمع.

أما البيئة الداخلية فتتكون من :

- أعضاء المنظمة : أنماطهم الاجتماعية ، قدراتهم ،تفكيرهم ، مدى مساهمتهم في المنظمة ، نشاطاتهم ، قناعاتهم ، فعالياتهم في نشر فكر المنظمة ، أو الاتصال بالجماهير وكسب أعضاء جدد ...الخ 

- الأنصار والأصدقاء : وهي الدائرة الأوسع حول أعضاء المنظمة والذين يمثلون الإطار الداعم للمنظمة ومجال حركته الجماهيرية الأوسع .

- نموذج القيادة : وأهميتها تنبع من أن الموقع القيادي يفترض المسؤولية والسلطة والصلاحيات الأوسع التي تؤثر على مجموع أعضاء المنظمة، وترسم بينهم مناخ العمل ( ايجابي / مرح / نكد / ديمقراطي / متشدد/ مؤامرات / نزاعات / و صراعات / اتصالات سلسلة / ثقة وأمان / بيروقراطية وروتين / تساهل شديد وتسيب / مرونة ...الخ).

- سلوكيات المنظمة : والتي يجب أن تكون -خاصة في التنظيمات الاجتماعية والسياسية- محددة ومعتمدة في قوانين المنظمة بما يتفق مع حضارة وثقافة الشعب والأمة .

إن البيئة هامة للتنظيم لأنها تمثل : 

(1) مصدر المعلومات .

(2) مصدر المواد الأولية ( أعضاء / مال / ...الخ)

(3) مصدر التنوع في الأداء: نتيجة المتطلبات والتأثيرات المختلفة.(1)

المبحث الثاني : المؤسسة

المطلب 1 : تعريف المؤسسة وأهدافها

الفرع 1 : تعريف المؤسسة

تعرف المؤسسة على على أنها مجموع العناصر المادية والبشرية التي تتفاعل فيما بينها بغرض تحقيق هدف معين، بينما تعرف المؤسسة الاقتصادية على أنها الخلية الأساسية والفعالة في الدورة الاقتصادية، كما تعرف أنها تنظيم معين الهدف منه خلق قيمة مضافة من خلال الجمع بين عوامل الانتاج، ويتمثل الفرق بين المنظمة والمؤسسة في كون كل مؤسسة هي منظمة وليس بالضرورة كل منظمة هي مؤسسة، كما ان هذه الأخيرة تسعى الى تحقيق الربح.

الفرع 2 : أهداف المؤسسة

للمؤسسة مجموعة من الأهداف التي تسعى الى تحقيقها، وتختلف هذه الاهداف باختلاف المؤسسة. لكن بصفة عامة يمكن التمييز بين مجموعة من الأهداف هي: 

1- الاهداف الاقتصادية : - تزويد السوق بمختلف أنواع السلع والخدمات (تغطية احتياجات المجتمع الذي تتواجد فيه).

- تحقيق الربح بحيث يعتبر الهدف الأساسي تضمن المؤسسة معه استمرارها، فالمؤسسة التي لا تضمن ولو حد أدنى من الربح ليست قادرة على الاستمرار ولا على التوسع.

2- الأهداف الاجتماعية : - ضمان مستوى مقبول من الأجور للعاملين.

- تحسين مستوى معيشة العمال.

- ايجاد أنماط استهلاكية جديدة.

- توفير تأمينات ومرافق للعمال 

3- الأهداف التكنولوجية : يعتبر البحث والتطوير من أهم الأهداف التي تسعى المؤسسات الحديثة للوصول اليها.

4- الأهداف الثقافية : أصبح من المبادئ الأساسية للمؤسسة اليوم تكوين عمالها وكذا تقديم الجانب الترفيهي لهم.

المطلب 02 : أنواع المؤسسات

يمكن تصنيف المؤسسات حسب عدة معايير : 

1- المعيار القانوني : تقسم المؤسسات قانونيا الى نوعين أساسيين : 

أ- شركات الأشخاص : هي الشركات التي تتكون من عدة شركاء، ولكن الأساس أو الاعتبار هنا هو اعتبار شخصي.

ب- شركات الأموال : وهنا الاعتبار لا يكون شخصيا انما يكون ماليا، أي أن المسؤولية تتحدد وفق حصة الشريك وليس وفقا لاعتباره الشخصي.

2- معيار الملكية : يتم تقسيم المؤسسات حسب ملكيتها وهنالك من يضمها الى المعيار السابق لأن القانون هو الذي يحدد الملكية، ويمكن التمييز بين : 

أ- المؤسسات الخاصة : وهي التي تكون ملكا لفرد أو مجموعة من الأفراد.

ب- المؤسسات العامة : وهي التي تكون ملكا للدولة.

ج- المؤسسات المختلطة : وهي التي تكون شراكة بين الأفراد والدولة في نفس الوقت.

د- المؤسسات المتعددة الجنسيات : وهي التي تكون ملكيتها لأفراد من جنسيات مختلفة ويتجاوز أصلها حدود الدولة. 

3- معيار الحجم : يمكن تقسيم المؤسسات حسب حجمها الى 4 انواع : 

أ- مؤسسات صغيرة. ب- مؤسسات متوسطة. ج- مؤسسات كبيرة 

د- مؤسسات عملاقة.

ويتم تحديد حجم المؤسسة وفق عدد عمالها أو رأسمالها أو حجم أعمالها

المطلب 2 : التنظيم في المؤسسة

الفرع 1 : الوسائل المستخدمة في التنظيم لخدمة المؤسسة

الالتزام بمفهوم أن وحدة الأمر مطلب أساسي في النظم الإدارية الفاعلة ، فتداخل مسؤوليات و صلاحيات المسؤولين يؤدي إلى التداخل في المرجعية و يخلق أجواء من الفوضى داخل المؤسسة .فكلما كانت المسؤوليات محددة وواضحة أمكن تجنب التيه و الخوف و الإحباط ، فتحديد المسؤولية لجميع العاملين في المؤسسة يحفظها من صراعات ممكنة بين العاملين فيها ويقلل من تداخل أدوارهم ، إذ يسود الشعور بالثقة والأمان، والالتزام لخدمة الأهداف وكل من لهم صلة أو اتصال في المؤسسة .

2- الالتزام بأن تكون كافة مظاهر التنظيم الإداري في المؤسسة مبررة في ضوء مقدرﺗﻬا على الإسهام في تحقيق أهدافها و مراميها .

3- الالتزام بان تتسم القرارات المتخذة بالعدالة وأن تكون منسجمة مع الأهداف ومع الأطر الفلسفية التي يقوم عليها النظام المؤسساتي .

4- الالتزام بان تتسم سلوكات مدير المؤسسة بتوجه إيجابي نحو ممارسات عمليات تفويض فعاله للمهام وما يوازيها من صلاحيات مع عدم تخليه عن حقه ومسؤولياته في المتابعة، فتفويض الصلاحية إذا ما تم على أسس أداريه سليمة فانه يؤدي إلى تيسير العمل وعدم تراكميته اضافه إلى إدراك المعنيين أبعاد مسؤولياﺗﻬم المحددة وضمان عدم تداخل قراراﺗﻬم .

5- الالتزام بان يكون التعامل مع المستجدات من تغيرات وبدائل وأفكار وغير ذلك قائما على تحليل هذه المستجدات مع الأخذ بعين الاعتبار قيم مجتمع المؤسسة وبيئتها الخارجية وضرورة مراعاة أن تكون هذه التغيرات اكثر ملاءمة وافضل فاعلية للمؤسسة من تلك التي سبقتها.

6- الالتزام بان تتمتع المؤسسة بدرجه من المرونة تسمح لها بالتكيف مع ظروف التغيير ، في الوقت الذي يفترض فيه أن يحافظ النظام على درجة من الاستقرار النسبي اللازمة لاداء مهام ومتطلبات دوره . فالتغيير من اجل التغيير سياسة خطرة ولكن في الوقت نفسه فان المقاومة الشديدة للتغيير قد تؤدي في النهاية إلى تقادم النظام والتخلف والتراجع المهني للعاملين فيه.(1)

الفرع 2 : خطوات أو مراحل التنظيم في المؤسسة

لنفترض أن هناك شخصاً ما يمتلك رأس مال ويرغب في تكوين شركة ( منظمة ) لتصنيع أحد المنتجات، وطلب من أحد الخبراء الإداريين أن يعمل على وضع نظام إداري لهذه الشركة فما هي الخطوات التي سيتبعها هذا الخبير لوضع هذا النظام. دعنا نستعرض هذه الخطوات بشيء من الإيجاز كما يلي:

الخطوة الأولى: سيطلب الخبير من أصحاب الشركة المزمع إنشائها أن يحددوا له ما هي أهدافهم من إنشاء هذه الشركة من أجل تحديد نوع وعدد الوظائف ( الأنشطة ) التي يتطلبها تحقيق هذا الهدف. فإذا كان هدف المنشأة هو إنتاج سلعة لتسويقها في السوق المحلية مثلاً بفرض تحقيق هدف مرضي، فإن الخبير في هذه الحالة سيكون قد حدد بداية الطريق وسينتقل إلى الخطوة التالية لها.

الخطوة الثانية: سيعمل الخبير على إعداد قوائم تفصيلية بالنشاطات التي يتطلبها تحقيق الهدف المبين في النقطة (أ) ومن هذه النشاطات تصميم المنتج، اختيار التكنولوجيا الملائمة، تخطيط الإنتاج طويل المدى، تخطيط الإنتاج السنوي، جدولة الإنتاج، استلام المواد ، تخزين المواد، صرف المواد..، الإعلان ، البيع الشخصي، توزيع المواد، تحليل الوظائف، تخطيط القوى العاملة، اختيار العاملين، وضع المرتبات، اتخاذ قرارات الاستثمار والتمويل، وضع الموازنات، ومسك 

الخطوة الثالثة: بعد أن ينتهي الخبير من إعداد كشف تفصيلي بجميع الأنشطة اللازمة لتحقيق هدف المنشأة فإنه سيضع سؤالاً كبيراً وهو هل كل هذه الأنشطة المتنوعة يمكن لإدارة واحدة أو قسم واحد أن يقوم بها جميعاً؟ بالتأكيد فإن الجواب سيكون هو ( لا ) لأنه لا يعقل أن تقوم إدارة واحدة بجميع الأعمال المالية، والإنتاجية، والتسويقية.

وبالتالي فإن هذه الخطوة ستركز على تجميع الأنشطة المتشابهة معاً ووضعها في وحدة إدارية واحدة.

ولكن السؤال الآن هو ما هو أساس التجميع لهذه الأنشطة هل التشابه في الوظيفة بمعنى أن النشاطات المالية تجمع معاً أو التشابه في نوع المنتج بمعنى أن المنتجات المتشابهة توضع معاً.. الخ؟

للإجابة على هذا السؤال يمكن القول أن هناك أسس متعددة لتجميع الأنشطة ( تكوين الإدارات) ومن أهم هذه الأسس:

(‌أ) التقسيم على أساس الوظيفة: ويعتبر أكثر شيوعاً وفيه يتم تجميع كافة الأنشطة المرتبطة بمجال معين في وحدة إدارية واحدة فنشاطات الإنتاج تجمع في إدارة واحدة ، والنشاطات المالية في إدارة واحدة … الخ.(الشكل 1)

(‌ب) التقسيم حسب المنتج: وهذا الأساس يقوم على تجميع الأنشطة المرتبطة بسلعة ما أو خط إنتاج معين في وحدة إدارية واحدة ويستخدم في المنشآت الكبيرة.(الشكل 2) 

(‌ج) التقسيم على أساس العملاء: ويستخدم عندما تتعامل المنظمة مع عدة أنواع من العملاء مثل الشباب والأطفال والنساء. (الشكل 3)

(‌د) التقسيم حسب المناطق الجغرافية: ويستخدم في المنظمات التي يشمل نشاطها مناطق جغرافية متعددة سواءً محلية أو دولية. (الشكل 4) 

(هـ) التقسيم على أساس الإنتاج ( العمليات ): وهنا يتم التقسيم إلى إدارات طبقاً لمراحل العمليات الصناعية المستخدمة في التصنيع. (الشكل 5) 

الخطوة الرابعة: تحديد العلاقات التنظيمية

بعد تكوين الوحدات الإدارية فإنه لابد من ربط هذه الوحدات مع بعضها من خلال تحديد العلاقات المناسبة بين العاملين في مختلف المستويات الإدارية رأسياً وأفقياً.

وهذه العلاقات التنظيمية تتصل بمفاهيم أساسية أهمها كما هو مبين في (الشكل 6 ).

وفيما يلي توضيح سريع لهذه المفاهيم: 

أ- السلطة Authority : هي الحق (Right ) القانوني ( الشرعي ) في إصدار الأوامر للآخرين للقيام بعمل معين وهناك أربعة أنواع من السلطات:

- السلطة التنفيذية lime - Authority

هي السلطة التي لها الحق في إصدار الأوامر، ولا يجوز رفضها وأوامرها لا تقتصر على مجال متخصص معين ( كما هو في السلطة الوظيفية ) ولكن يشمل كل المجالات.

- السلطة الاستشارية Staff Authority 

هي الحق في تقديم النصح والاستشارة لأصحاب السلطة التنفيذية وتكون غير ملزمة التنفيذ من قبل الآخرين.

- السلطة الوظيفية ( التخصصية ) Functional Authority

هي السلطة التي يستمدها صاحبها من الخدمات التي يقدمها إلى الإدارات الأخرى ليس بحكم كونه رئيساً عليها - كما هو في السلطة التنفيذية - ولكن بحكم الخدمات التخصصية التي يقدمها لها.

- سلطة اللجان: Committe Authority

وهي السلطة التي تمارس من قبل اللجان وقد تكون اللجان تنفيذية أو استشارية.(1)

ب- المسئولية Responsibility : هي التزام الفرد بتنفيذ الواجبات والأعمال التي تعهد إليه من سلطة أعلى.

ج- تفويض السلطة Delegation : هي عملية بموجبها يتم منح السلطة من الرئيس إلى المرؤوس لأداء عمل معين

د- المركزية واللامركزية Centralization & decentralization

المركزية: هي حصر حق اتخاذ القرار فـي قمة الهيكل التنظيمي. أي تركز السلطة فـي الإدارة العليا. 

اللامركزية: هي عبارة عن نقل حق اتخاذ القرار للمستويات التنظيمية الأخرى ( الأدنى ) أو الفروع بموجب قواعد تشريعية.

وتختلف اللامركزية عن التفويض في أن اللامركزية تتم بموجب قواعد تشريعية وليست منحة كما هو الحال في التفويض. كما أن المفوض يبقى مسئولاً عن نتائج الأعمال التي فوضها.

ه- نطاق الإشراف Span of management : يقصد به عدد المرؤوسين الذين يشرف عليهم إداري واحد ويخضعون لسلطته.

و- اللجان Committees : عبارة عن مجموعة من الأفراد المعينين أو المنتخبين يعهد إليهم كجماعة بمسئولية القيام بعمل معين وقد تكون اللجنة تنفيذية أو استشارية.

الخطوة الخامسة: تحديد العلاقات بين الوحدات الإدارية

بعد إنشاء الوحدات الإدارية في المنظمة كالإدارة المالية، وإدارة الإنتاج، وإدارة التسويق، وإدارة الموارد البشرية، لابد من إيجاد التنسيق بينها من خلال إيجاد شبكة اتصالات رسمية بينهم تسمح بتبادل البيانات والمعلومات بانسياب ويسر.

الخطوة السادسة: اختيار وتنمية العناصر البشرية من أجل تنفيذ مهام الوحدات الإدارية

بعد الانتهاء من عملية تصميم الهيكل التنظيمي تبدأ عملية اختيار الأفراد لشغل الوظائف الموجودة في الهيكل، ولابد أن يكون الاختيار قائم على مبدأ (وضع الرجل المناسب في المكان المناسب ).

الخطوة السابعة: رسم الهيكل التنظيمي على شكل مخطط يطلق عليه ( الخريطة التنظيمية )

والخريطة التنظيمية توضح حجم الهيكل التنظيمي ( التنظيم ) ، والتبعية، ونطاق الإشراف لكل شخص وعدد المستويات الإدارية، وتُعطي فكرة عن المناصب المختلفة.

وقد تبين الخريطة خطوط انسياب السلطة من أعلى إلى أسفل كما في (الشكل 7)

وقد تكون الخريطة من اليمن إلى اليسار. (الشكل Cool

وقد تكون دائرية. (الشكل 9) 

الخطوة الثامنة: إعداد الدليل التنظيمي

في هذه المرحلة يعمل الخبير على إعداد ما يسمى بالدليل التنظيمي وهو عبارة عن ملخص في شكل كتيب يتضمن اسم المنظمة ، عنوانها، أهدافها، سياساتها، هيكلها التنظيمي بتقسيماته الرئيسية والفرعية، وإجراءاتها… الخ.

الخطوة التاسعة: تتمثل في ضرورة مراقبة عملية التنظيم بشكل دائم ومستمر وإدخال التعديلات المناسبة عليه عند الحاجة لذلك حتى يلبي أي متغيرات مطلوبة.

والشكل 10 يبين جميع الخطوات السابقة.(1)

الخاتمة

مما سبق نخلص إلى أن المنظمة هي عبارة عن أفراد وأشخاص يعيشون في بيئة واحدة، ويعملون على تحقيق هدف محدد، تنشأ بينهم علاقات إنسانية وعملية، وغيرها من العلاقات التي تضبطها نظام معين وقوانين مضبوطة، تكمن أهميتها في كونها حجر الأساس للمدنية ، وهي التي تؤثر على المجتمع وتتأثر به. 

أما المؤسسة فهي منظمة تعمل على تحقيق الربح المادي.

منشورة في: